Орбан на грани: Обезумевший экс-комик погнал венгров на бой с русскими. Будапешт готовит месть?...
КАРЬЕРА

Как автоматизировать и оптимизировать работу над контролем задач в компании |

От качества работы сотрудников напрямую зависит успех твоего проекта. Поставить и принять задачу недостаточно — важно объективно оценить ее выполнение и принять результат. В статье вместе со студией-разработчиком корпоративного мессенджера Teletask расскажем, зачем нужен «мягкий» контроль задач, как понять, что пора внедрять автоматизацию, и поделимся тремя эффективными методами оптимизации рабочих процессов.

Зачем автоматизировать контроль за работой сотрудников

Контролировать выполнение любой задачи — значит уделять ей много внимания и собственного рабочего времени. Когда проект небольшой и задач немного, можно справиться и с обычным блокнотом. А если штат сотрудников вырос и у каждого в работе несколько проектов с разными дедлайнами и нюансами выполнения? Даже самый талантливый управленец вряд ли справится с контролем дольше пары недель. После может пострадать его собственная работа или оценку придется проводить спустя рукава, чтобы все успеть.

Мало следить за дедлайнами — важно проверять, правильно ли сотрудник понимает задачу на всех этапах ее выполнения. Не всегда клиент ставит внятное ТЗ. Проблемы возникают, если исполнитель задает мало вопросов или не задает их совсем. В итоге может пострадать репутация компании, ты потеряешь время, деньги и, возможно, даже клиента.

Автоматизация помогает наладить «мягкий» контроль над работой и улучшает продуктивность сотрудников. Самостоятельно фиксируя задачи в системе или таск-мессенджере, они станут дисциплинированнее и будут чувствовать меньше давления со стороны начальства. Работу можно отслеживать в удобных списках, например, анализировать активность по времени последнего просмотра карточки, читать последние комментарии к задачам и следить за их статусами. Контролируя промежуточные итоги, ты точно будешь понимать, в ту ли сторону движется работа, не потеряешь в результате и сэкономишь время на правки, если что-то пошло не так.

Как понять, что бизнесу нужна автоматизация

Автоматизация облегчит вам жизнь, даже если, на первый взгляд, в бизнесе все в порядке. Но мы рекомендуем не откладывать внедрение технологий в работу, если задачи стали выполняться дольше или часть поручений теряется, сотрудники стали жаловаться на большую нагрузку и ты тратишь много времени на контроль их работы.

Формат работы при этом не имеет значения. Автоматизация будет полезна и для офиса, и для удаленки. Как правило, последняя требует больше дисциплины, а регулярный контроль по видеосвязи может отнимать много времени. Наглядный и актуальный статус задач позволит контролировать сотрудников, где бы они ни находились, и собирать совещания лишь по необходимости.

Автоматизация с помощью Roadmap

Для чего: планирование, контроль

Roadmap, или дорожная карта — это визуализация плана работы над проектом, в которой все задачи распределены по шагам и имеют конкретные сроки сдачи. Дорожные карты могут быть самыми разными в зависимости от того, для кого они сделаны и для чего. Для руководителей в roadmap включают общую стратегию бизнеса, желаемые результаты и сроки их достижения, а также основные шаги конкретного проекта и ресурсы, которые для него нужны. Для исполнителя карта должна быть более профильная — один roadmap для одного проекта. В него также нужно включить основные сроки, подробно прописать информацию про проекту и конкретной задаче — что, зачем, для кого делается и как должно работать.

Дорожная карта будет полезна и при запуске продукта, и когда проект уже работает. В первом случае можно обойтись без строгих дедлайнов, обозначить конкретные шаги и желаемые сроки реализации. В процессе работы roadmap наглядно покажет вам, что происходит с продуктом, на какой стадии каждая из задач и нет ли проблем. Если в проекте меняются дедлайны, цели или появляются новые идеи, все это фиксируется в дорожной карте. Визуализация поможет тебе держать все под контролем, объективно оценить объем нагрузки команды или отдельных сотрудников и увидеть прогресс работы. Отслеживать статус задач можно с помощью маркеров, например «в работе», «готово» или «на правках».

Сервисов для составления карт очень много, выбирайте, исходя из потребностей — как быстро вам нужна карта, необходим ли русский интерфейс и интеграция с внешними сервисами. Но если вы еще не работали с технологией, для первого опыта подойдет и обычная Google-таблица с открытым доступом для команды.

Автоматизация с помощью CRM

Для чего: контроль, экономия времени, отчетность

CRM — это система управления отношений с клиентами. Программа заберет на себя рутину, а у ваших сотрудников останется больше времени для более сложной работы. Например, в программу можно загрузить шаблоны типовых документов и отправлять их клиенту по SMS или e-mail, отслеживать актуальный статус задач и настроить оповещение о дедлайнах, если нужно совершить повторный звонок или до сдачи проекта осталось мало времени, система напомнит об этом нужному сотруднику. Кроме того, CRM автоматически собирает информацию для аналитики — работа каждого человека в компании становится прозрачной и ее качество легко оценить.

Так же как и Roadmap, рекомендуем выбирать программу, исходя из потребностей бизнеса — какая у вас клиентская база, сколько сотрудников. И главное — какие именно процессы ты хочешь автоматизировать. После этого нужно прописать план внедрения технологии, например, с помощью дорожной карты, подготовить и обучить сотрудников. Интерфейс в некоторых CRM может показаться сложным, поэтому обязательно заложи время на адаптационный период.

Автоматизация с помощью таск-мессенджера

Для чего: планирование, контроль, экономия времени, отчетность

Мессенджер с функцией управления объединяет коммуникацию по задачам и их планирование в одном месте. Интерфейс в таких программах, как правило, очень лаконичный, ее легко освоить и внедрить в работу. Кроме актуального статуса по задачам, у каждого проекта есть свой чат — если у клиента тоже стоит приложение, общаться и контролировать работу можно на всех этапах, не теряя время на звонки или общение по электронной почте.

Например, хорошо справится с этой задачей Teletask — в этой программе нет ничего лишнего. Зарегистрироваться в приложении можно, как в обычном мессенджере — без привязки к конкретной задаче, а уже потом объединяться в команды для конкретных проектов.

Система аналитики позволит оценить работу каждого проекта предметно — посмотреть, сколько времени затратил каждый сотрудник на конкретную задачу и не превысил ли лимит времени. Для этого в чат можно прикрепить таймер — он работает так, что один человек может запустить отсчет времени только для одной задачи в конкретный момент. Перейдет к другой — система напомнит ему переключить таймер.

Сейчас Teletask работает в браузере и на десктопе, и на мобильных телефонах. В нем нет лимитов на хранение данных — все сообщения и файлы хранятся неограниченное количество времени. В ближайшее время разработчики планируют запустить программу для macOS, Windows, iOS и Android, на некоторые платформы уже ведется альфа-тестирование.

Мессенджер с задачами Teletask от студии разработки div. — это простое и понятное приложение для решения ваших бизнес-задач. Студия позиционирует себя как «цифровой завод диджитал-продакшна» — берут задачи по дизайну, разработке, брендингу, моушену и 3D-графике. Приложение полностью отражает их подход к работе. В нем нет лишних функций или сложного интерфейса — только нужное. С Teletask вы каждый день будете экономить время, просто делая свою работу.

Источник

Теги


Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Закрыть
Закрыть